Confirmación de reservas: con devolución de llamada automática basada en IA

Introducción

"Sería necesario que las clínicas privadas actuaran de forma proactiva, trabajando en problemas reales y no en la gestión de cargas administrativas", señaló uno de nuestros socios sobre el control de las reservas por retirada.

En nuestros estudios de caso anteriores, también mencionamos que pocas cosas causan tanto daño a una clínica privada como cuando los pacientes no se presentan a sus citas reservadas. Los espacios de tiempo vacíos significan pérdida de ingresos porque no pueden llenarse con otros pacientes en el último minuto. Este tipo de cancelaciones aumentan la carga administrativa ya que los empleados tienen que reorganizar sus horarios diarios. La ausencia de un paciente puede provocar un desperdicio de recursos en la clínica, porque el equipo o el personal médico preparado podría generar valor con otros pacientes en este tiempo perdido.

Los casos perdidos interrumpen las operaciones, lo que reduce la eficiencia clínica y la calidad de la atención al paciente. Por lo tanto, la consecuencia de no presentarse no es sólo un simple inconveniente, sino un problema grave y complejo, cuya solución es esencial para el éxito clínico y el funcionamiento eficiente.

Es natural que, para evitarlo, las clínicas privadas responsables hagan todo lo posible para evitar las inasistencias. Según nuestras encuestas, todos nuestros socios dedicarán importantes recursos al aviso previo, la devolución de llamadas y la confirmación de las reservas de los pacientes que lleguen al día siguiente.

Sin embargo, surgen varios problemas en relación con la recuperación manual, que pueden afectar significativamente el funcionamiento y la eficiencia de las clínicas:

• Desperdiciar horas de trabajo de los empleados: Confirmar reservas es una tarea sencilla y rutinaria, pero que requiere mucho tiempo. El personal clínico debe comunicarse con una gran cantidad de pacientes y estas llamadas a menudo le quitan tiempo a otras actividades que crean más valor.
• Llamadas desagradables, pacientes perdidos: durante las devoluciones de llamadas manuales, es posible que los pacientes no contesten el teléfono o que nos comuniquemos con ellos en el momento equivocado. También es posible que las llamadas provoquen malentendidos y acaben con un resultado final desagradable tanto para el paciente como para el operador del teléfono. Todo esto genera estrés tanto para los pacientes como para el personal y puede dañar las relaciones con los clientes.
• Descuidar otras tareas más importantes: el tiempo y la energía gastados en las devoluciones de llamadas desvían la atención de áreas críticas como la atención al paciente, la administración clínica o las relaciones con los clientes. Los recursos deben centrarse en tareas que agreguen valor y mejoren la calidad del servicio. Recordar no es una tarea así. Más bien, sería necesario que las clínicas privadas actuaran de manera proactiva y trabajaran en problemas reales, en lugar de lidiar con cargas administrativas.

En general, estos problemas no sólo reducen la eficiencia, sino que también pueden afectar negativamente la satisfacción de los pacientes y del personal. La pérdida innecesaria de tiempo, dinero y recursos también crea desafíos que pueden complicar aún más las operaciones y el crecimiento clínicos. Para este complejo problema es Devolución de llamada automática basada en IA la solución que puede simplificar significativamente y hacer que el proceso de reserva sea más eficiente.

Problemas

La confirmación manual de reservas es una tarea seria:

• Consume mucho tiempo: conectarse con personas individualmente lleva tiempo y, por lo tanto, puede resultar costoso.
• Insatisfacción: los pacientes no contactados o los malentendidos pueden crear situaciones desagradables tanto para los pacientes como para el personal clínico.
• Inflexibilidad: Los procesos manuales no permiten una respuesta rápida o una reprogramación inmediata.

Nuestras soluciones

El Función de recuperación automática de IA se puede utilizar para automatizar llamadas telefónicas manuales, lo que puede reducir significativamente la carga en el centro de recepción/llamadas.

Funciona así:

• En minutos, llamará automáticamente a todas las reservas del día siguiente.
• Si no contestan, les devolverás la llamada a la hora programada.
• Con preguntas y respuestas preprogramadas decide si el paciente realmente tiene previsto presentarse.
• Si la respuesta es positiva, la reserva pasa a estar confirmada.
• Si la respuesta es no, redirige la llamada o avisa en recepción de una posible cancelación.
• Estadísticas claras y transparentes sobre los resultados de las convocatorias.

Ventajas

• Eficiencia: Llama a todos los pacientes en minutos, ahorrando valiosas horas de trabajo.
• Operación personalizada: El sistema basado en IA permite personalizar los mensajes y adaptarlos a las necesidades del cliente.
• Reducción significativa de la carga de trabajo: los empleados tienen más tiempo para tareas más importantes, mientras que las llamadas automáticas funcionan en segundo plano.

Con la ayuda de la devolución de llamada automática basada en IA, nuestros socios de clínicas privadas tienen una oportunidad rentable, rápida y automatizada de gestionar un gran volumen de reservas. El enfoque innovador puede ahorrar mucho tiempo y recursos, mejorar la asignación de mano de obra y aumentar la satisfacción del paciente. Utilizando la inteligencia artificial, nuestros socios actúan de forma proactiva, minimizando el riesgo de no presentarse y maximizando la utilización de la capacidad de las clínicas.