Így növeljük akár 50%-ra az online foglalások részarányát!

Bevezető

A magyar magánklinikák egyik legnagyobb problémája a recepció túlterheltsége. Külön van választva a recepció és a call center? Ha nem, akkor a recepciós foglalkozik mindegyik ügyféllel. Ha igen, akkor a recepción kötnek ki a csúcsidőben túlcsorduló hívások, amelyeket a call center éppen nem tud felvenni…

Mennyi időt tölt a recepciós személyzet telefonon keresztül foglalások felvételével? Talán túl sokat? Egy munkatárs egyszerre csak egy páciens foglalását tudja kezelni, és ez csak nyitvatartási időben lehetséges. Mi történik, ha egy beteg késő este hív, vagy a hívását nem veszik fel?

Egyetlen optimális lehetőség van: Növelni kell az online foglalások részarányát!

Problémák

A recepciót túlterhelik a telefonos foglalások
A telefonos foglalásokkal kapcsolatos túlterheltség alapvető és súlyos probléma a legtöbb magánklinikán. Nézzük meg, hogy ez miért jelenthet gondot:

• kapacitás korlátok: A telefonhívások általában időigényesek, és sok esetben a recepciósoknak válaszolnia kell a páciensek szerteágazó kérdéseire. A túl sok hívás könnyen meghaladhatja a recepció kapacitását, miközben a személyesen bejelentkező páciensekkel is foglalkozniuk kell.
• kiszolgálási minőség csökkenése: Ha a recepciós személyzet túlterhelt, a kiszolgálás minősége is csökkenhet, ami elégedetlen ügyfeleket eredményezhet.
• egyéb feladatok elhanyagolása: A túl sok telefonos foglalás miatt a recepciósok elhanyagolhatják az egyéb napi feladatokat, amelyek elengedhetetlenek a zökkenőmentes működéshez.

Egy recepciós egyszerre csak egy páciens foglalását tudja kezelni
Ez a jól azonosítható korlát tovább súlyosbítja a túlterhelés problémáját:

• hosszú várakozási idő: A pácienseknek hosszú ideig kell várakozniuk, amíg a recepciós felszabadul, ami frusztrációt okozhat.
• hibák gyakorisága nőhet: A sürgetés és a nyomás alatt a recepciósok hibákat követhetnek el a foglalások rögzítésében, ami káoszt és további problémákat eredményezhet.

A telefonos foglalás csak nyitvatartási időben lehetséges
A foglalásokat csak a magánklinika aktív működési idejében lehet elvégezni:

• korlátozott elérhetőség: A páciensek, akik munka vagy egyéb kötelezettségeik miatt nem tudnak időpontot foglalni a nyitvatartási idő alatt, elveszhetnek a klinika számára
• elmaradt foglalások: Ha a páciens nem tudja elérni a recepciót a nyitvatartási időn belül, a foglalás nem történik meg, ami bevételkiesést eredményez.

A fenti problémák együttesen vagy külön-külön is komoly kihívást jelenthetnek a recepciós kollégák és a teljes klinika számára. Az online foglalások növelése a lehetséges megoldások egyike, amely képes enyhíteni ezeket a problémákat.

Mi okozza e problémákat?

A problémák egyetlen okra vezethetőek vissza: kevés a páciensek által tetszőleges időben elvégezhető online időpontfoglalások száma és részaránya. Ez persze összetett probléma, mely technológiai, tájékoztatási, biztonsági és személyes tényezőkből adódik, de megértése és kezelése növelheti az online foglalások számát és részarányát, javíthatja a páciens elégedettséget, és csökkentheti a recepció terhelését.

1. Technológiai korlátok:

• rendszer hiánya: Lehet, hogy a magánklinika nem rendelkezik olyan online foglalási rendszerrel, ami lehetővé tenné a betegek számára, hogy maguk végezzék el a foglalásokat.
• felhasználóbarát hiányosságok: Ha van rendszer, de túlzottan bonyolult vagy nehéz használni, a betegek nem veszik a fáradtságot, hogy megtanulják, hogyan működik, és inkább telefonon foglalnak.

2. Tájékoztatási hiányosságok:

• nem ismerik a rendszert: A páciensek lehet, hogy egyszerűen nem tudják, hogy létezik online foglalási lehetőség, vagy nem értik, hogyan működik.
• hiányzó instrukciók: Ha nincsenek világos útmutatók vagy segítség a rendszer használatához, a páciensek kényelmetlenül érzik magukat, és elriadnak a használatától.

3. Bizalomhiány és adatvédelmi aggodalmak:

• bizalmatlanság az új technológia iránt: Néhány páciens számára az online foglalási rendszer idegen lehet, és inkább a megszokott telefonos módszert választják.
• adatvédelmi aggodalmak: A betegeknek lehetnek aggodalmaik az online foglalási rendszer biztonságával és az adataik védelmével kapcsolatban.

4. Személyes preferenciák és képességek:

• technológiai készségek hiánya: Az idősebb vagy kisebb technológiai tudással rendelkező betegek számára a rendszer használata kihívást jelenthet.
• személyes kapcsolat preferálása: Bizonyos páciensek előnyben részesíthetik a személyes kapcsolattartást, és elutasíthatják az online lehetőségeket.

Megoldásaink

A megoldás egyszerű: növelni kell az online foglalások számát és részarányát!

A Medio Digitális Klinika moduljai erőteljes, integrált megoldást kínálnak, így javítva magánklinikai partnereink hatékonyságát és pácienseik elégedettségét. Az automatizált online foglalások, a dinamikus árazás, az azonnali időpont kijelzés és az egyedi adatok kezelése mind hozzájárul a gördülékeny, páciens-centrikus kiszolgáláshoz.

Árlistáról történő időpontfoglalás – Webapi modul
Modulunk automatizálja az időpontfoglalási folyamatot, megkönnyítve az online foglalásokat:

• Automatizáció: A foglalási folyamat teljesen online valósul meg, ami gyorsabbá és egyszerűbbé teszi a páciensek számára a foglalást.
• Integráció az árlistával: A betegek közvetlenül választhatnak az elérhető szolgáltatások és árak közül, és azonnal foglalhatnak időpontot.
  Rugalmas: A betegek bármikor, bárhonnan foglalhatnak, anélkül, hogy telefonon kellene egyeztetniük.
  Időmegtakarítás: A recepciós személyzet számára is időt takarít meg, mivel csökkenti a telefonos foglalások szükségességét.

Dinamikus árazás modul
Modulunk optimalizálja a naptár beosztását a dinamikus árazás segítségével:

• Kereslet alapú árazás: Az árak változhatnak az időpontok iránti kereslet alapján, így a csúcsidőben magasabb árak, a kevésbé népszerű időpontokban pedig alacsonyabb árak vonhatnak be.
  Optimális beosztás: Segít az időpontok egyenletes elosztásában, elkerülve a túlzsúfoltságot és az üres időszakokat.
  Megtakarítás a betegek számára: A páciensek olcsóbban foglalhatnak, ha hajlandók kevésbé népszerű időpontokat választani.

Beépíthető naptár modul
Modulunk az azonnali időpont kijelzésre szolgál:

• valós idejű elérhetőség: A páciensek láthatják, mely időpontok érhetők el, és azonnal foglalhatnak.
• egyszerűsített Folyamat: Az azonnali időpontkijelzés megkönnyíti a páciensek számára a választást, és növeli az online foglalások arányát.
• integrált megoldás: Beépíthető a létesítmény weboldalába vagy alkalmazásába, egységes felhasználói élményt biztosítva.

Egyedi adatok
Az egyedi adatok gyűjtése és kezelése növeli a tervezhetőséget és a gördülékenységet:

• specifikus igények rögzítése: A páciensek rögzíthetik az egyedi igényeiket és kéréseiket, hogy a személyzet előre felkészülhessen.
• adatvezérelt döntéshozatal: Az egyedi adatok lehetővé teszik a tervezés és a menedzsment finomítását, amely alapján jobb döntéseket hozhatnak.
• ügyfélelégedettség: Az egyedi igények és preferenciák figyelembevétele javítja a páciensélményt, ami a betegség kezelésében és a visszatérésben is pozitív hatással van.

Előnyök

Az online foglalások növelése egyértelműen segít a recepciósok és a call center munkatársak terhelésének csökkentésében. Moduljaink segítségével nagyobb hatékonyságot és optimális működést érhet el, ami a munkaerő jobb felhasználását eredményezi, és a betegek számára is egyszerűbbé teszi a foglalási folyamatot. 21. századi technológiánkat kihasználva az online foglalások részarányának növelése nemcsak lehetséges, hanem előnyös is: mind a páciensek, mind a klinika számára.

Kapcsolódó funkciók, oktatóanyagok

Egyedi adatok – TOVÁBB