Introducción
Uno de los mayores problemas de las clínicas privadas húngaras es la sobrecarga de recepción. ¿La recepción y el call center están separados? En caso contrario, la recepcionista atiende a cada cliente. Si es así, las llamadas desbordadas en las horas punta acaban en la recepción, donde el centro de llamadas no puede atender...
¿Cuánto tiempo dedica el personal de recepción a atender reservas por teléfono? ¿Tal vez demasiado? Un miembro del personal sólo puede gestionar la reserva de un paciente a la vez, y esto sólo es posible durante el horario de apertura. ¿Qué pasa si un paciente llama tarde en la noche o no responden su llamada?
Sólo hay una opción óptima: ¡Hay que aumentar la proporción de reservas online!
Problemas
La recepción está sobrecargada de reservas telefónicas.
La sobrecarga de reservas telefónicas es un problema fundamental y grave en la mayoría de las clínicas privadas. Veamos por qué esto podría ser un problema:
- Limitaciones de capacidad: las llamadas telefónicas suelen llevar mucho tiempo y, en muchos casos, los recepcionistas tienen que responder a una amplia gama de preguntas de los pacientes. Demasiadas llamadas pueden exceder fácilmente la capacidad de la recepción, además tienen que tratar con pacientes que se registran en persona.
- Disminución de la calidad del servicio: Si el personal de recepción trabaja demasiado, la calidad del servicio también puede disminuir, lo que resulta en clientes insatisfechos.
- descuidar otras tareas: debido a demasiadas reservas telefónicas, los recepcionistas pueden descuidar otras tareas diarias que son esenciales para el buen funcionamiento.
Una recepcionista sólo puede gestionar la reserva de un paciente a la vez.
Esta limitación claramente identificable agrava aún más el problema de la sobrecarga:
- Largo tiempo de espera: Los pacientes tienen que esperar mucho tiempo hasta que la recepcionista esté disponible, lo que puede causar frustración.
- la frecuencia de los errores puede aumentar: bajo presión y presión, los recepcionistas pueden cometer errores al registrar las reservas, lo que puede provocar caos y más problemas.
Las reservas telefónicas sólo son posibles durante el horario de apertura.
Las reservas sólo se pueden realizar durante el horario de funcionamiento activo de la clínica privada:
- Disponibilidad limitada: los pacientes que no puedan reservar una cita durante el horario de apertura debido al trabajo u otras obligaciones pueden perderse en la clínica.
- Reservas perdidas: Si el paciente no puede llegar a recepción dentro del horario de apertura, la reserva no se realizará, lo que supondrá una pérdida de ingresos.
Los problemas anteriores, juntos o por separado, pueden suponer un serio desafío para los compañeros de recepción y para toda la clínica. Incrementar las reservas online es una de las posibles soluciones que pueden paliar estos problemas.
¿Qué causa estos problemas?
Los problemas se deben a una única razón: el número y la proporción de citas en línea que los pacientes pueden programar en cualquier momento es bajo. Se trata, por supuesto, de un problema complejo resultante de factores tecnológicos, informativos, de seguridad y personales, pero su comprensión y gestión pueden aumentar el número y la cuota de reservas online, mejorar la satisfacción del paciente y reducir la carga de trabajo en la recepción.
1. Limitaciones tecnológicas:
- Falta de sistema: Es posible que la clínica privada no tenga un sistema de reservas en línea que permita a los pacientes reservar ellos mismos.
- Deficiencias en la facilidad de uso: si existe un sistema pero es demasiado complicado o difícil de usar, los pacientes no se molestan en aprender cómo funciona y prefieren reservar por teléfono.
2. Lagunas de información:
- Desconocimiento del sistema: Es posible que los pacientes simplemente no sepan que existe la reserva en línea o que no entiendan cómo funciona.
- Faltan instrucciones: Si no hay instrucciones claras o ayuda para usar el sistema, los pacientes se sienten incómodos y evitan usarlo.
3. Falta de confianza y preocupaciones sobre la protección de datos:
- desconfianza hacia las nuevas tecnologías: Para algunos pacientes, el sistema de reserva online puede resultar extraño y prefieren el método telefónico habitual.
- Preocupaciones de privacidad: los pacientes pueden tener dudas sobre la seguridad del sistema de reservas en línea y la protección de sus datos.
4. Preferencias y capacidades personales:
- Falta de habilidades tecnológicas: Para los pacientes mayores o con menos conocimientos tecnológicos, usar el sistema puede ser un desafío.
- Preferencia por el contacto cara a cara: algunos pacientes pueden preferir el contacto cara a cara y rechazar las opciones en línea.
Nuestras soluciones
La solución es sencilla: ¡hay que aumentar el número y el porcentaje de reservas online!
Los módulos de la Clínica Medio Digital ofrecen una solución potente e integrada, mejorando así la eficiencia de nuestras clínicas privadas asociadas y la satisfacción de sus pacientes. Las reservas en línea automatizadas, los precios dinámicos, la visualización inmediata de citas y la gestión de datos individuales contribuyen a un servicio fluido y centrado en el paciente.
Reservar una cita a partir de una lista de precios - Módulo Webapi
Nuestro módulo automatiza el proceso de reserva de citas, facilitando las reservas online:
- Automatización: El proceso de reserva es completamente online, lo que hace que la reserva sea más rápida y sencilla para los pacientes.
- Integración con la lista de precios: los pacientes pueden elegir directamente entre los servicios y precios disponibles y reservar una cita de inmediato.
Flexible: los pacientes pueden reservar en cualquier momento y en cualquier lugar, sin tener que concertar una cita por teléfono.
Ahorro de tiempo: También ahorra tiempo al personal de recepción al reducir la necesidad de reservas telefónicas.
Módulo de precios dinámicos
Nuestro módulo optimiza la programación del calendario con la ayuda de precios dinámicos:
- Precios basados en la demanda: los precios pueden variar según la demanda de los horarios, por lo que es posible que reciba precios más altos durante las horas pico y precios más bajos durante las horas menos populares.
Horario óptimo: Ayuda a distribuir las citas de manera uniforme, evitando aglomeraciones y periodos vacíos.
Ahorros para los pacientes: Los pacientes pueden reservar más barato si están dispuestos a elegir horarios menos populares.
Módulo de calendario incorporado
Nuestro módulo se utiliza para la visualización inmediata de la hora:
- Disponibilidad en tiempo real: los pacientes pueden ver qué citas están disponibles y reservarlas de inmediato.
- Proceso simplificado: la visualización instantánea de citas facilita la elección de los pacientes y aumenta la tasa de reservas en línea.
- Solución integrada: Puede integrarse en el sitio web o la aplicación de la instalación, garantizando una experiencia de usuario unificada.
Datos únicos
La recopilación y gestión de datos individuales aumenta la planificación y la fluidez:
- registrar necesidades específicas: los pacientes pueden registrar sus necesidades y solicitudes específicas para que el personal pueda prepararse con anticipación.
- Toma de decisiones basada en datos: los datos únicos permiten perfeccionar la planificación y la gestión, sobre la base de las cuales se pueden tomar mejores decisiones.
- Satisfacción del cliente: Tener en cuenta las necesidades y preferencias individuales mejora la experiencia del paciente, lo que tiene un efecto positivo en el tratamiento de la enfermedad y el regreso.
Ventajas
Aumentar las reservas online ayuda claramente a reducir la carga de trabajo de los recepcionistas y del personal de los centros de llamadas. Con la ayuda de nuestros módulos podrás conseguir una mayor eficiencia y un funcionamiento óptimo, lo que se traduce en un mejor aprovechamiento de la mano de obra y simplifica el proceso de reserva para los pacientes. Utilizando nuestra tecnología del siglo XXI, aumentar el porcentaje de reservas online no sólo es posible, sino también beneficioso: tanto para los pacientes como para la clínica.
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