A foglalások megerősítése: AI-alapú automata visszahívással

Bevezető

„Arra lenne szükség, hogy a magánklinikák proaktívan cselekedjenek, a valós problémákon, nem pedig az adminisztratív terhek kezelésén dolgozzanak” – hívta fel a figyelmet a foglalások visszahívással történő ellenőrzésére egyik Partnerünk.

Korábbi esettanulmányainkban is említettük, hogy egy magánklinikának kevés dolog okoz akkora kárt, mint amikor a páciensek nem jelennek meg a lefoglalt szakrendelésen. Az üres idősávok elveszett bevételt jelentenek, mivel nem lehet más páciensekkel betölteni az utolsó pillanatban. Az ilyen típusú lemondások növelik az adminisztratív terheket, mivel az alkalmazottaknak újra kell szervezniük a napi ütemtervet. A páciens nem megjelenése a klinikán elvesztegetett erőforrásokhoz vezethet, mert az előkészített orvosi eszközök vagy a személyzet ebben az elveszett időben más páciensekkel értéket termelhetne.

Az elveszett esetek zavart okoznak a működésben, csökkentve a klinikai hatékonyságot és a páciensellátás minőségét. A nem megjelenések következménye tehát nem csupán egy egyszerű kellemetlenség, hanem súlyos és összetett probléma, amelynek megoldása elengedhetetlen a klinikai sikerek és a hatékony működés szempontjából.

Természetes, hogy ennek megelőzése érdekében a felelős magánklinikák mindent megtesznek annak érdekében, hogy a nem megjelenést megelőzzék. Felméréseink szerint majd minden partnerünk jelentős erőforrásokat fordít a következő napon hozzá érkező páciensek előzetes figyelmeztetésére, visszahívására, a foglalások megerősítésére.

Azonban a manuális visszahívással kapcsolatban több probléma is felmerül, amelyek a klinikák működését és hatékonyságát is jelentős mértékben befolyásolhatja:

• Munkatársak munkaóráinak pazarlása: A foglalások megerősítése egyszerű, rutinszerű feladat, ám különösen időigényes. A klinikai munkatársaknak nagyon sok pácienssel kell felvenniük a kapcsolatot, és ezek a hívások gyakran időt vesznek el más, nagyobb értéket teremtő tevékenységek elől.
• Kellemetlen hívások, el nem ért páciensek: A manuális visszahívások során előfordulhat, hogy a páciensek nem veszik fel a telefont, vagy rossz időpontban érjük őket. Az is előfordulhat, hogy a hívások félreértésekhez vezetnek, mind a páciens, mind a telefonos munkatárs számára kellemetlen végeredménnyel zárul. Mindezek együttesen feszültséget okoznak mind a páciensek, mind a munkatársak számára, és ronthatják az ügyfélkapcsolatokat.
• Más, fontosabb feladatok elhanyagolása: A visszahívásokra fordított idő és energia elvonja a figyelmet az olyan kritikus területekről, mint a betegellátás, a klinikai adminisztráció vagy az ügyfélkapcsolatok. Az erőforrásokat olyan feladatokra kell összpontosítani, amelyek hozzáadott értéket teremtenek és javítják a szolgáltatás minőségét. A visszahívás nem ilyen feladat. Inkább arra lenne szükség, hogy a magánklinikák proaktívan cselekedjenek, a valós problémákon dolgozzanak, nem pedig az adminisztratív terhek kezelésén.

Összességében ezek a problémák nem csak a hatékonyságot csökkentik, hanem negatívan is befolyásolhatják a páciensek és a munkatársak elégedettségét. Az idő, a pénz és az erőforrások felesleges pazarlása olyan kihívásokat is felvet, amelyek tovább komplikálhatják a klinikai működést és a növekedést. Erre a komplex problémára az AI-alapú automatikus visszahívás a megoldás, amely jelentősen leegyszerűsítheti és hatékonyabbá teheti a foglalási folyamatot.

Problémák

A foglalások manuális visszaigazolása komoly feladatot jelent:

• Időigényes: Az emberekkel történő egyesével való kapcsolatba lépés időigényes, éppen ezért költséges lehet.
• Elégedetlenség: Az el nem ért páciensek, vagy a félreértések kellemetlen helyzeteket teremthetnek mind a páciensek, mind a klinikai munkatársak számára.
• Rugalmatlanság: A manuális folyamatok nem teszik lehetővé a gyors reagálást vagy azonnali újraütemezést.

Megoldásaink

Az Automata AI visszahívás funkció segítségével automatizálhatóak a manuális telefonhívások, amellyel jelentősen csökkenthető a recepció/call center terhelése.

Így működik:

• Percek alatt, automatikusan végighívja az összes következő napi foglalást.
• Ha nem veszik fel, visszahívja őket egy ütemezett időpontban.
• Előre leprogramozott kérdésekkel és válaszokkal eldönti, hogy a páciens valóban tervezi-e a megjelenést.
• Ha a válasz pozitív, megerősített státuszt kap a foglalás.
• Ha válasz nemleges, átirányítja a hívást, vagy figyelmezteti a recepciót egy potenciális lemondásról.
• Egyértelmű és áttekinthető statisztika a hívások eredményeiről.

Előnyök

• Hatékonyság: Percek alatt visszahívja az összes pácienset, értékes munkaórákat takarítva meg.
• Személyre szabott működés: Az AI-alapú rendszer lehetővé teszi az üzenetek személyre szabását és az ügyfelek igényeihez való igazítást.
• Tehelés jelentős csökkenése: A munkatársak számára több idő marad a fontosabb feladatokra, miközben az automatizált hívások a háttérben működnek.

Az AI-alapú automata visszahívás segítségével magánklinikai partnereinknek költséghatékony, gyors és automatizált lehetősége nyílik nagy mennyiségű foglalás kezelésére. Az innovatív megközelítés jelentős időt és erőforrást takaríthat meg, javítva a munkaerő elosztását és növelve a páciensek elégedettségét. A mesterséges intelligencia alkalmazásával partnereink proaktívan cselekednek, minimalizálva a nem megjelenés kockázatát és maximalizálva a rendelők kapacitás kihasználását.