Hogyan növeljük a klinikai hatékonyságot

A jelenlegi általános piaci környezet (orvos és munkaerőhiány) hatalmas kihívás elé állítja a magánegészségügyi szektort. A növekedés gátjává válhat, hogy a klinika szempontjából alacsonyabb hozzáadott értékű munkaerő (recepció, ügyfélszolgáltat) felvétele és megtartása jelentős többletköltséggel jár. A folyamatos fluktuáció pedig megnehezíti az állandó magas szolgáltatási minőség fenntartását. Ez a probléma általánosságban jelen van az intézmények életében és nem látszik pozitív változás rövid vagy akár középtávon, sőt inkább ennek ellenkezője valószínűsíthető. 

Beszélgetéseink alapján ezek a problémák napi témává váltak partnereink életében és joggal merül fel a kérdés, mi erre a megoldás? Hogyan lehet kordában tartani az elszálló költségeket? Hogyan lehet megtartani a munkaerőt és csökkenteni a fluktuációt?

Véleményünk szerint nincs tökéletes megoldás, azonban a folyamatok automatizálásával és  standardizálásával az adminisztrációs költségek jelentősen csökkenthetők és az új kollégák betanításának ideje radikálisan csökkenthető. A következőkben partnereink tapasztalatai alapján feltérképeztük azokat a kulcspontokat, ahol jelentős javulás érhető el. 

1. A berögzült szokások –  “így szoktuk”

Személyes klinika látogatásaink során szinte minden esetben találkoztunk olyan, a klinikák életében természetesnek vett – rossz és nem hatékony – folyamatokkal amelyek automatizációjával rengeteget tehetünk ahhoz, hogy a munkavégzés kényelmesebb és gyorsabb legyen úgy, hogy közben nő a munkaerő megelégedettsége. 

Azt látjuk, hogy ezen “rossz szokások” megváltoztatásával azonnali hatékonyság növekedés érhető el. Tapasztaljuk azt is, hogy a “humán ellenállás” az elején jelentős, hiszen egy régi szokást igyekszünk megújítani, azonban rövid időn belül a tapasztalatok alapján már mindenki sokkal elégedettebbé válik. 

Időközönként vizsgálja felül belső folyamatait és működését! 

Kérje a Medio szakembereinek segítségét és igényelje díjmentes folyamat audit szolgáltatásunkat!

2. Online előjegyzés bevezetése és optimalizálása

Egy modern klinika életében már nehéz elképzelni, hogy az előjegyzések telefonon folynak. A páciensnek is könnyebbség, ha lehetősége van előre tervezni, illetve a recepciós élete is kevésbé stresszes lesz, ha nem csörög folyamatosan a telefon és a páciensekre koncentrál. 

Az online foglalás meglétéből azonban nem következik egyenesen, hogy az optimálisan is működik. 

Ezekre a kihívásokra ad hatékony megoldást a Medio, mely kezdettől fogva olyan szemléletben fejlődött, hogy tökéletes felhasználói élményt biztosítson és maximalizálja a foglalási konverziót, ezzel jelentősen csökkentve az adminisztrációs közvetett költségeket. 

A Medio online előjegyzési rendszerét a bevezetést követő felmérésben, a válaszadók 92%-a adta azt a választ, hogy a rendszerünk egyszerűsítette és gyorsította a munkájukat. Ahol nem volt online foglalás ott pedig a bevezetéstől számított 2 héten belül átlagosan 20% volt az online penetráció.

3. Értesítések

Amikor az online foglalás már optimális, akkor jön a következő kihívás, az értesítések automatizálása. Sok esetben tapasztalunk olyat, hogy a recepció manuálisan küld visszaigazoló e-mailt a páciensnek, felhívja, SMS-t küld neki stb.

Ez az a pont, ahol valóban jelentős munkaórát (akár fejenként 1-2 óra naponta) vesz el azoktól a feladatoktól, amik ténylegesen embert igényelnek. A manuális értesítés kezelésben a felesleges munkaórákon túl a hibalehetőség is fennáll (elgépelés, rossz címzett stb.)

A fél-automatizált rendszerek esetén pedig a különböző rendszerek közötti kommunikáció okoz fennakadást, inkonzisztenciát és ebből következően többletmunkát. 

A Medio a teljes értesítési feladatsort automatizálja a partnereinek. Közepes klinikák (25 orvos felett) esetében több recepcióssal heti egy munkanapot is megspórolnak kizárólag az értesítések automatizációjának a használatával.

4. Érkeztetés és betegirányítás

Miután a páciens megérkezett a klinikába a recepcióssal találkozik először. Ahogy felvette az adatait (ha ezt nem digitálisan kezelik), akkor visszatérhet a munkájához, lehet hogy közben volt 3-4 nem fogadott hívása, majd jön egy panaszos páciens. Ezek a dolgok csökkentik a páciensre fordított figyelmet, ami negatív visszajelzést eredményezhet. 

A recepciós munkakör nem egyszerű és a szerteágazó tevékenység miatt, illetve a sok manuálisan végzett folyamat miatt gyakran rendkívül stresszesek a munkavállalók. Ebben a kiemelt kockázat, a páciens elégedettség (pl. ha a páciens nem kap elég figyelmet), illetve az, hogy a recepciós felmond. A korábban felvázolt munkaerőhiány miatt, ezzel a helyzettel egy klinika sem szeretne szembesülni. 

A recepciós tehermentesítése és a betegek irányítása ezért kiemelten fontos és mindenképpen egy olyan folyamat, amivel érdemes foglalkozni.

Képzeljünk el egy ideális világot:

A páciens megérkezik a klinikához, leolvassa a telefonjával a kihelyezett QR kódot, a recepciós és az orvos erről tájékoztatást kap, a rendszer érkezteti a pácienst, kiosztja a sorszámot és oda irányítja a rendelőhöz.

A Medio ebben tud segítséget nyújtani a teljes érkeztetési folyamat automatizálásával. Ennek kiegészítése az egyedi mobilapplikáció vagy a Medio általános applikációja, mely a fenti ideális világot is képes megvalósítani partnereink részére. 

5. Dokumentumkezelés

Szinte minden partnerünknél manuálisan a recepciósok végzik az ellátás során keletkező dokumentumok (számla, ambuláns lap, lelet, stb..) eljuttatását a pácienseknek. Ez naponta több óra felesleges munkát generál, nem beszélve a hibázásban rejlő kockázatokról. 

Tény, hogy a panaszos értékelések nagy része oda vezethető vissza, hogy a páciens nem kap meg időben egy számlát vagy egy leletet. A dokumentumkezelés automatizálása nehéz feladat, hiszen ezeken a dokumentumokon olyan szenzitív adatok szerepelnek, amiket különös figyelemmel kell kezelni a GDPR miatt is.

A Medio ebben a kiemelt fontosságú folyamatban is egyszerű megoldást nyújt a partnereinek, hiszen 3-as típusú medikai rendszer integráció esetén minden dokumentum azonnal szinkronizálásra és továbbküldésre kerül mind az ellátásszervezői irányokba, mind pedig a páciens irányába. 

A páciensek az erre kialakított patient portálon, illetve a mobil applikációban 2 faktoros autentikációt követően férhet hozzá az aktuális és korábbi foglalásokhoz kapcsolódó dokumentumaihoz.