El actual entorno general del mercado (escasez de médicos y mano de obra) plantea un enorme desafío para el sector sanitario privado. La contratación y retención de mano de obra (recepción, atención al cliente) con menor valor añadido desde el punto de vista de la clínica puede convertirse en una barrera al crecimiento, generando importantes costes adicionales. La fluctuación continua dificulta el mantenimiento de una alta calidad de servicio constante. Este problema suele estar presente en la vida de las instituciones y no se vislumbra ningún cambio positivo a corto o medio plazo; de hecho, es probable que ocurra lo contrario.
A partir de nuestras conversaciones, estos problemas se han convertido en un tema cotidiano en la vida de nuestros socios, y con razón surge la pregunta: ¿cuál es la solución? ¿Cómo puede mantener bajo control los costos salientes? ¿Cómo retener la fuerza laboral y reducir la rotación?
Sin embargo, en nuestra opinión, no existe una solución perfecta. automatizando procesos y Estandarización Los costes administrativos se pueden reducir significativamente y el tiempo de formación de nuevos colegas se puede reducir radicalmente. A continuación, basándonos en las experiencias de nuestros socios, hemos mapeado los puntos clave donde se pueden lograr mejoras significativas.
- Los hábitos arraigados - "Así es como solíamos hacerlo"
Durante nuestras visitas personales a la clínica, casi siempre nos hemos encontrado se da por sentado en la vida de las clínicas – malo e ineficaz – procesos con cuya automatización podemos hacer mucho para que el trabajo sea más cómodo y rápido, al tiempo que aumentamos la satisfacción de la fuerza laboral.
Vemos que en esto "malos hábitos" al cambiarlo, se puede lograr un aumento inmediato de la eficiencia. También experimentamos que un "resistencia humana" Es significativo al principio, ya que estamos tratando de renovar un viejo hábito, pero al poco tiempo, según la experiencia, todos quedan mucho más satisfechos.
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- Introducción y optimización de la reserva online.
En la vida de una clínica moderna, es difícil imaginar que las citas se concierten por teléfono. También es más fácil para el paciente si tiene la oportunidad de planificar con antelación, y la vida del recepcionista será menos estresante si el teléfono no suena constantemente y él se concentra en los pacientes.
Sin embargo, la existencia de reservas online no significa automáticamente que funcionen de forma óptima.
Medio proporciona una solución eficaz a estos retos, que ha sido desarrollada desde el principio de forma que garantice una perfecta experiencia de usuario y maximice la conversión de reservas, reduciendo así significativamente los costes administrativos indirectos.
En la encuesta posterior a la introducción del sistema de citas en línea de Medio, 92% de los encuestados respondieron que nuestro sistema simplificó y aceleró su trabajo. Cuando no había reservas en línea, la penetración promedio en línea fue de 20% dentro de las dos semanas posteriores a la introducción.
- Notificaciones
Cuando la reserva online ya es óptima, llega el siguiente reto, la automatización de las notificaciones. En muchos casos nos encontramos con que recepción envía manualmente un email de confirmación al paciente, le llama, le envía un SMS, etc.
Este es el punto en el que se concentran horas de trabajo realmente significativas (hasta 1-2 horas por persona por día) le quita tareas que realmente requieren personas. Además de horas de trabajo innecesarias, también existe la posibilidad de que se produzcan errores en la gestión manual de notificaciones (mecanografía, destinatario incorrecto, etc.)
En el caso de los sistemas semiautomáticos, la comunicación entre diferentes sistemas provoca interrupciones, inconsistencias y, en consecuencia, trabajo extra.
Medio automatiza toda la secuencia de tareas de notificación para sus socios. En el caso de clínicas de tamaño medio (más de 25 médicos) con varios recepcionistas, se ahorra un día laborable a la semana únicamente con la automatización de notificaciones.
- Presentación y manejo de pacientes.
Una vez que el paciente llega a la clínica, se encuentra con la recepcionista por primera vez. Tan pronto como hayas registrado tus datos (si esto no se maneja digitalmente), podrás volver a tu trabajo, tal vez tuviste 3 o 4 llamadas perdidas y luego viene un paciente quejándose. Estas cosas reducen la atención al paciente, lo que puede dar lugar a comentarios negativos.
El trabajo de un recepcionista no es fácil y los empleados suelen estar muy estresados debido a la amplia gama de actividades y a los numerosos procesos manuales. El principal riesgo en esto, satisfacción del paciente (por ejemplo, si el paciente no recibe suficiente atención), o que la recepcionista renuncia. Debido a la escasez de mano de obra descrita anteriormente, ninguna clínica quiere afrontar esta situación.
Por lo tanto, aliviar la carga de trabajo de la recepcionista y atender a los pacientes es extremadamente importante y definitivamente es un proceso que vale la pena abordar.
Imaginemos un mundo ideal:
El paciente llega a la clínica, lee el código QR que se muestra con su teléfono, se informa a la recepcionista y al médico, el sistema trae al paciente, le asigna un número de serie y lo dirige a la clínica.
Medio puede ayudar con esto automatizando todo el proceso de entrega. Complementando esto está la aplicación móvil única o la aplicación general de Medio, que puede hacer realidad el mundo ideal mencionado anteriormente para nuestros socios.
- Gestión de documentos
En casi todos nuestros socios, los recepcionistas entregan manualmente a los pacientes los documentos generados durante la atención (factura, tarjeta ambulatoria, hallazgos, etc.). Esto genera varias horas de trabajo innecesario cada día, sin mencionar los riesgos inherentes a cometer errores.
Es un hecho que la mayoría de las evaluaciones de queja se deben a que el paciente no recibe una factura o un informe a tiempo. Automatizar la gestión documental es una tarea difícil, ya que estos documentos contienen datos sensibles que deben tratarse con especial atención debido al RGPD.
Medio también ofrece a sus socios una solución sencilla en este proceso tan importante, ya que en el caso de la integración del sistema médico tipo 3, todos los documentos se sincronizan y reenvían inmediatamente tanto a la organización asistencial como al paciente.
Los pacientes pueden acceder a sus documentos relacionados con reservas actuales y anteriores después de la autenticación de dos factores en el portal para pacientes especialmente diseñado y en la aplicación móvil.
