Cum să creșteți eficiența clinică

Mediul general actual al pieței (deficitul de medici și de forță de muncă) reprezintă o provocare uriașă pentru sectorul privat al asistenței medicale. Creșterea poate fi împiedicată de costurile suplimentare semnificative de recrutare și păstrare a personalului clinic cu valoare adăugată redusă (recepție, servicii pentru clienți). Rotația continuă a personalului face dificilă menținerea unei calități ridicate și constante a serviciilor. Această problemă este o caracteristică generală a vieții instituțiilor și nu există nicio perspectivă de schimbare pozitivă pe termen scurt sau chiar mediu, ci dimpotrivă. 

Conversațiile noastre au arătat că aceste probleme au devenit o problemă zilnică în viața partenerilor noștri, iar întrebarea este: care este soluția? Cum putem controla escaladarea costurilor? Cum să păstrăm personalul și să reducem fluctuația de personal?

În opinia noastră, nu există o soluție perfectă, dar prin automatizarea proceselor și  standardizare costurile administrative pot fi reduse în mod semnificativ, iar timpul necesar pentru formarea noilor colegi poate fi redus radical. Pe baza experienței partenerilor noștri, am identificat domeniile-cheie în care pot fi aduse îmbunătățiri semnificative. 

1. Obiceiurile care au devenit înrădăcinate -  "așa obișnuiam să facem"

În aproape toate vizitele noastre personale la clinică, am întâlnit, luate de la sine în viața clinicilor - rău și ineficient - cu procese automatizarea poate face multe pentru a face munca mai convenabilă și mai rapidă, crescând în același timp satisfacția lucrătorilor. 

Vedem că acest lucru "obiceiuri proaste" putem obține câștiguri imediate de eficiență. De asemenea, constatăm că prin schimbarea "rezistența umană" este semnificativă la început, deoarece încercăm să reînnoim un obicei vechi, dar în scurt timp experiența este mult mai satisfăcătoare. 

Revizuiți periodic procesele și operațiunile interne! 

Cereți ajutorul experților Medio și solicitați serviciul nostru gratuit de audit al proceselor!

2. Implementarea și optimizarea rezervărilor online

Într-o clinică modernă, este greu de imaginat că programările se fac prin telefon. Este mai ușor pentru pacient să planifice din timp, iar viața recepționerului este mai puțin stresantă dacă telefonul nu sună și ea se concentrează asupra pacientului. 

Cu toate acestea, existența rezervărilor online nu înseamnă neapărat că acestea funcționează optim. 

Medio este o soluție eficientă la aceste provocări, dezvoltată de la bun început cu o abordare care să ofere o experiență perfectă utilizatorului și să maximizeze conversia rezervărilor, reducând astfel semnificativ costurile administrative indirecte. 

Într-un sondaj efectuat după lansarea sistemului de rezervări online Medio, 92% dintre respondenți au declarat că sistemul nostru le-a simplificat și accelerat munca. Iar acolo unde nu existau rezervări online, penetrarea medie online în termen de 2 săptămâni de la lansare a fost de 20%.

3. Notificări

Atunci când rezervarea online este optimă, următoarea provocare este automatizarea notificărilor. În multe cazuri, constatăm că recepționerul trimite manual un e-mail de confirmare, sună, trimite un mesaj text etc. pacientului.

Acesta este momentul în care puteți munci cu adevărat multe ore (până la 1-2 ore pe persoană pe zi) vă distrage atenția de la sarcinile care au cu adevărat nevoie de oameni. Pe lângă orele de muncă irosite, manipularea manuală a notificărilor are și un potențial de eroare (greșeli de scriere, destinatar greșit etc.)

Iar în cazul sistemelor semi-automate, comunicarea între diferite sisteme cauzează perturbări, inconsecvență și, în consecință, muncă suplimentară. 

Medio automatizează întregul flux de notificări pentru partenerii săi. Pentru clinicile de dimensiuni medii (peste 25 de medici) cu mai multe recepționiste, acestea economisesc până la o zi lucrătoare pe săptămână doar prin utilizarea automatizării notificărilor.

4. Recepția și gestionarea pacienților

Odată ce pacientul ajunge la clinică, prima persoană pe care o întâlnește este recepționera. Imediat ce ați înregistrat detaliile (dacă acest lucru nu este gestionat digital), vă puteți întoarce la muncă, este posibil să fi avut 3-4 apeluri pierdute între timp, iar apoi vine un pacient cu o plângere. Aceste lucruri reduc atenția pe care o acordați pacientului, ceea ce poate duce la un feedback negativ. 

Munca de recepționer nu este una ușoară, iar varietatea activităților și numeroasele procese manuale implicate o fac adesea foarte stresantă pentru angajați. Acesta este un risc deosebit, satisfacția pacienților (de exemplu, dacă pacientul nu primește suficientă atenție) sau recepționerul își dă demisia. Având în vedere deficitul de personal menționat anterior, aceasta nu este o situație cu care orice clinică dorește să se confrunte. 

Descătușarea recepționerului și gestionarea pacienților este, prin urmare, de o importanță capitală și cu siguranță un proces care merită abordat.

Imaginați-vă o lume ideală:

Pacientul ajunge la clinică, scanează codul QR cu telefonul, recepționerul și medicul sunt informați, sistemul sosește, atribuie pacientului un număr și îl îndrumă către clinică.

Medio poate ajuta prin automatizarea întregului proces de livrare. Aceasta poate fi completată de o aplicație mobilă personalizată sau de aplicația generică Medio, care poate realiza, de asemenea, lumea ideală de mai sus pentru partenerii noștri. 

5. Gestionarea documentelor

Aproape toți partenerii noștri au recepționeri care distribuie manual pacienților documentele generate în timpul tratamentului (factură, fișă de ambulatoriu, dosar medical etc.). Acest lucru generează câteva ore de muncă inutilă în fiecare zi, ca să nu mai vorbim de riscul de erori. 

De fapt, o mare parte din evaluările care fac obiectul unei reclamații se datorează faptului că pacientul nu a primit la timp o factură sau un raport. Automatizarea gestionării documentelor este o sarcină dificilă, deoarece aceste documente conțin date sensibile care trebuie tratate cu o atenție deosebită, inclusiv din cauza GDPR.

Medio oferă, de asemenea, partenerilor săi o soluție simplă pentru acest proces prioritar, deoarece toate documentele sunt sincronizate imediat și transmise atât managerului de îngrijire, cât și pacientului în cazul unei integrări de tip 3 a sistemului medical. 

Pacienții își pot accesa documentele legate de rezervările curente și anterioare prin intermediul portalului dedicat pacienților și al aplicației mobile, după autentificarea cu 2 factori.