Buchungsbestätigung: mit AI-basiertem automatischem Rückruf

Einführung

"Wir brauchen Privatkliniken, die proaktiv an den wirklichen Problemen arbeiten und nicht an der Bewältigung des Verwaltungsaufwands", sagte einer unserer Partner und forderte eine Rückrufaktion für die Buchungen.

Wie wir bereits in unseren früheren Fallstudien festgestellt haben, schadet es einer Privatklinik, wenn Patienten zu einem gebuchten Termin nicht erscheinen. Leere Termine bedeuten Einnahmeverluste, da sie in letzter Minute nicht durch andere Patienten aufgefüllt werden können. Derartige Absagen erhöhen den Verwaltungsaufwand, da das Personal seinen Tagesablauf umorganisieren muss. Das Nichterscheinen eines Patienten in der Klinik kann zu einer Verschwendung von Ressourcen führen, da die vorbereiteten medizinischen Geräte oder das Personal während dieser verlorenen Zeit mit anderen Patienten einen Mehrwert schaffen könnten.

Verlorene Fälle führen zu Störungen des Betriebsablaufs, die die klinische Effizienz und die Qualität der Patientenversorgung beeinträchtigen. Die Folgen des Nichterscheinens sind daher nicht nur eine einfache Unannehmlichkeit, sondern ein ernstes und komplexes Problem, dessen Lösung für den klinischen Erfolg und ein effektives Funktionieren unerlässlich ist.

Um dies zu verhindern, tun verantwortungsbewusste Privatkliniken natürlich ihr Möglichstes, um ein Nichterscheinen zu verhindern. Unsere Erhebungen zeigen, dass fast alle unsere Partner erhebliche Ressourcen für die Vorwarnung, den Rückruf und die Bestätigung von Buchungen für Patienten, die am nächsten Tag ankommen, aufwenden.

Es gibt jedoch mehrere Probleme mit dem manuellen Rückruf, die sich erheblich auf den Betrieb und die Effizienz von Kliniken auswirken können:

• Zeitverschwendung des Personals: Die Bestätigung von Reservierungen ist eine einfache, routinemäßige Aufgabe, die jedoch besonders zeitaufwändig ist. Das Klinikpersonal muss eine sehr große Zahl von Patienten kontaktieren, und diese Anrufe nehmen oft Zeit von anderen, wertschöpfungsintensiveren Tätigkeiten weg.
• Unangenehme Anrufe, verpasste Patienten: Bei manuellen Rückrufen kann es vorkommen, dass Patienten nicht ans Telefon gehen oder dass wir sie zur falschen Zeit erreichen. Anrufe können auch zu Missverständnissen führen, die sowohl für den Patienten als auch für den Anrufer unangenehme Folgen haben. Dies alles kann sowohl für den Patienten als auch für das Personal Stress bedeuten und die Kundenbeziehungen schädigen.
• Vernachlässigung anderer, wichtigerer Aufgaben: Zeit und Energie, die für Rückrufe aufgewendet werden, lenken die Aufmerksamkeit von kritischen Bereichen wie der Patientenversorgung, der klinischen Verwaltung oder den Kundenbeziehungen ab. Die Ressourcen sollten auf Aufgaben konzentriert werden, die einen Mehrwert schaffen und die Qualität der Dienstleistungen verbessern. Der Rückruf ist keine solche Aufgabe. Vielmehr müssen die Privatkliniken proaktiv handeln und sich mit den wirklichen Problemen befassen, anstatt den Verwaltungsaufwand zu verwalten.

Diese Probleme verringern nicht nur die Effizienz, sondern können sich auch negativ auf die Zufriedenheit von Patienten und Personal auswirken. Die Verschwendung von Zeit, Geld und Ressourcen schafft auch Herausforderungen, die den klinischen Betrieb und das Wachstum weiter erschweren können. Um dieses komplexe Problem anzugehen, hat die AI-basierter automatischer Rückruf eine Lösung, die den Buchungsprozess erheblich vereinfachen und effizienter gestalten kann.

Probleme

Die manuelle Bestätigung von Reservierungen ist eine große Aufgabe:

• Zeitaufwändig: Der persönliche Kontakt mit Menschen kann zeitaufwändig und damit kostspielig sein.
• Unzufriedenheit: Missverständnisse der Patienten oder falsche Kommunikation können sowohl für die Patienten als auch für das Klinikpersonal zu unangenehmen Situationen führen.
• Unflexibilität: Manuelle Prozesse lassen keine schnelle Reaktion oder sofortige Umplanung zu.

Unsere Lösungen

Von Automatische AI-Rückruf-Funktion manuelle Telefonanrufe zu automatisieren und so die Arbeitsbelastung des Empfangs/Callcenters erheblich zu verringern.

Wie es funktioniert:

• In wenigen Minuten ruft es automatisch alle Buchungen für den nächsten Tag auf.
• Wenn der Anrufer nicht antwortet, rufen Sie ihn zu einer vereinbarten Zeit zurück.
• Anhand von vorprogrammierten Fragen und Antworten wird ermittelt, ob der Patient tatsächlich beabsichtigt, die Veranstaltung zu besuchen.
• Wenn die Antwort positiv ausfällt, erhält die Buchung den Status "bestätigt".
• Wenn die Antwort nein lautet, wird der Anruf weitergeleitet oder die Empfangsdame wird vor einer möglichen Absage gewarnt.
• Klare und transparente Statistiken über die Ergebnisse der Anrufe.

Vorteile

• Effizienz: Alle Patienten werden innerhalb von Minuten abgerufen, wodurch wertvolle Arbeitszeit eingespart wird.
• Personalisierung: Das KI-basierte System ermöglicht es Ihnen, Nachrichten zu personalisieren und auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden zuzuschneiden.
• Erhebliche Arbeitserleichterung: Die Mitarbeiter haben mehr Zeit für wichtigere Aufgaben, während die automatischen Anrufe im Hintergrund ablaufen.

Mit KI-basierten automatisierten Rückrufen haben unsere Partner in Privatkliniken eine kosteneffiziente, schnelle und automatisierte Möglichkeit, hohe Buchungsvolumina zu bewältigen. Dieser innovative Ansatz kann viel Zeit und Ressourcen einsparen, den Personaleinsatz verbessern und die Patientenzufriedenheit erhöhen. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz können unsere Partner proaktiv handeln, das Risiko von Nichtantritten minimieren und die Kapazitätsauslastung ihrer Praxen maximieren.