Automata hívások és várólista kezelés

BETEKINTÉS

Az automata hívórendszer egy mesterséges intelligencián és mélytanuló algoritmusokon alapuló, korszerű technológiai megoldás, amely csökkenti a bevételkiesést, optimalizálja a rendelők kihasználtságát és segít a recepciósok munkaidejének hatékonyabb kitöltésében. Az automatizált, szoros kommunikáció csökkenti a meg nem jelenések számát, mivel ha időben kiderül, hogy a páciens nem biztos benne, hogy el tud jönni a lefoglalt időpontra, akkor le is tudja mondani azt. Az így felszabaduló időpontot egy másik, fizetőképes páciens foglalhatja le, amely növeli a rendelő hatékonyságát és a páciensek elégedettségét.

A rendszer célja, hogy emberi beavatkozás nélkül, automatikusan indított hívások lefolytatásával kezelje a foglalás-visszaigazolásokat és vizsgálati emlékeztetőket.

A várólista funkció segítségével pedig feltölthetőek a rendelési időben keletkező hézagok, azáltal, hogy a hívórobot felajánlja átfoglalásra a megüresedett időpontokat a későbbi időponttal rendelkező páciensek számára.

Életszerű példa: Egy páciens online foglal időpontot orvosi vizsgálatra. A foglalást visszaigazoló e-mail-en és a vizsgálat előtti emlékeztető SMS-en felül, az automata hívórendszer 3 nappal (opcionálisan beállítható) a vizsgálat előtt hívást indít a páciens irányába, hogy megerősítést kérjen az időponton való várható megjelenésről. Ha a hívás sikertelen, a rendszer újrapróbálkozik a megadott várakozási idő után, illetve a szám is visszahívható és lefolytatható a beszélgetés. Amennyiben a páciens a szavai alapján nem tud megjelenni a vizsgálaton, a rendszer minősíti a hívást és az intézmény lépéseket tud tenni a felszabaduló időpont kitöltése érdekében.

MŰKÖDÉS

A pácienssel folytatott szóbeli beszélgetést a rendszer valós időben értékeli és a páciens szóbeli válaszai alapján besorolja a pozitív vagy negatív válaszadási ágba. Abban az esetben, ha a hívás kimenetele nem lett pozitív, a rendszer képes kapcsolni a recepciót, így csak azokban az esetekben szükséges a személyzetnek beavatkoznia, amikor  feltételezhető, hogy a páciens nem fog megjelenni a vizsgálaton.

• A különböző célú hívási esetekre külön Kampányok hozhatók létre, melyek egyedi paraméter-beállításokkal rendelkezhetnek. Pl. foglalás visszaigazolás, várólistás időpont átfoglalás

• A rendszer előre meghatározott időpontokban hívja a pácienseket, beállítható kicsöngési idővel és hívószámmal

• A hívórobot egyszerű, eldöntendő kérdésekkel szerzi meg az információt a pácienstől a foglalás időpontjának megfelelőségéről.

• Sikertelen hívások esetén a rendszer tetszőlegesen beállítható számú újrapróbálkozást végez, meghatározott várakoztatási idővel

• Ha a páciensnek mégsem megfelelő az időpont, képes törölni a foglalást vagy kapcsolni az ügyfélszolgálatot.

• A rendszer a kapott válaszok alapján folyamatosan tanul és javítja hatékonyságát.

• Várólista: Lemondások automatikus feltöltése a kihasználatlan időpontok kizárása érdekében. (fejlesztés alatt!)

Várólista működése: Amikor egy páciens lemondja a foglalását, a hívórendszer automatikusan értesíti azokat, akik a foglalásuk során jelezték, hogy szívesen előrehoznák a vizsgálatukat egy felszabaduló időpont esetén. A rendszer nemcsak az adott napon belül, hanem a következő napokról is próbálkozik az időpont átfoglalásával, egészen addig, amíg a rendelési időn belüli kihasználatlan idősáv teljesen feltöltésre nem kerül.

• Tetszőleges számú automatikus híváskampány
• Választható hívási időpontok
• Meghatározható kicsöngési idő
• Egy időben indított hívások számának megadása
• Hívószám beállítás
• Újrapróbálkozási mechanizmus
• Elmulasztott hívás esetén visszahívható
• Dinamikus, adatvezérelt kérdésfeltevés
• Többnyelvű támogatás (magyar, angol, cseh, szlovák, lengyel, román).
• Várólista-kezelés (fejlesztés alatt!)

ELŐNYÖK

• Mentesíti a recepciót a visszaigazoló telefonhívások kezdeményezése alól

• Csökkenti a bevételkiesést azáltal, hogy a lemondások után azonnal feltölti az időpontokat

• Optimalizálja a költségeket az automatikus visszaigazolásokkal és emlékeztetőkkel

• Az orvosok idejének optimális kihasználása a megerősített időpontokkal

• Az automatikus hívások és dinamikus kérdések csökkentik az emberi hibázás lehetőségét

• A szoros kommunikáció növeli az intézmény iránti bizalmat és elégedettséget

Az automata hívórendszer korszerű megoldást kínál az orvosi rendelők számára, amely nemcsak operatív hatékonyságot hoz, hanem a páciensek kényelmét és elégedettségét is szolgálja. A rendszer folyamatos fejlődése és öntanuló képessége biztosítja hosszú távon az optimális működést és megbízhatóságot.

KAPCSOLAT

Ha bármilyen kérdése merülne fel az új funkcióval kapcsolatban kérjük, lépjen kapcsolatba velünk!